Datenschutzhinweise Microsoft Teams (Art. 13, 14 DS-GVO)

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings ist:

Trianel GmbH
Krefelder Straße 203
52070 Aachen
Deutschland

Der Datenschutzbeauftragte der Trianel GmbH ist unter folgenden Kontaktangaben zu erreichen:

E-Mail: datenschutz@trianel.com
Fon: +49 (0)241/41320-0

2. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Microsoft Teams ist eine von Microsoft Corp. („Microsoft“), mit Sitz in Redmond, WA 98052-6399, USA, One Microsoft Way, entwickelte und in die Microsoft 365-Suite integrierte Plattform, die durch Trianel für Online-, Telefon-, Videokonferenzen sowie Web-Veranstaltungen („Online-Meetings“) genutzt wird.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Microsoft Teams durch Microsoft sind in der Datenschutzerklärung von Microsoft zu finden: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Trianel verarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage hierfür Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG. Soweit die Online-Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden, kommt Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DS-GVO als Rechtsgrundlage zur Anwendung. Sofern Online-Meetings aufgezeichnet werden, erfolgt dies – sofern erforderlich – mit (mündlicher) Zustimmung der Teilnehmer und als Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DS-GVO anwendbar. Aufzeichnungen von Veranstaltungen erfolgen zu dem Zweck, diese im Nachhinein für Personen (Beschäftigte/eingeladene Teilnehmer), die nicht an dem Online-Meeting teilnehmen konnten, abrufbar zu machen. ​​​​In Ermangelung einer Zustimmung hat der jeweilige Teilnehmer die Möglichkeit, das Online-Meeting zu verlassen. Im Übrigen ist für die Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Das berechtigte Interesse der Trianel an der Datenverarbeitung liegt in der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet und in welchem Umfang?

Im Rahmen der Durchführung von Online-Meetings werden nachfolgende Daten verarbeitet, wobei der konkrete Umfang der Datenverarbeitung davon abhängt, welche Daten durch den jeweiligen Nutzer bereitgestellt werden.

• Profildaten: z.B. Anzeigename, ggfs. Abteilung, E-Mail-Adresse, Profilfoto;
• Meeting-Metadaten:  IP-Adresse, Meeting-ID, Telefonnummer;
• Inhalte des Online-Meetings: z.B. Texteingaben im Rahmen der Chatfunktion, Bildschirmfreigaben, geteilte Dokumente, Bild- und Audiodaten; bei Aufzeichnung Dateien aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen (Kamera sowie Mikrofon können von jedem Nutzer jederzeit selbst ein- oder abgeschaltet werden);
• Im Falle der Einwahl per Telefon: Angabe zur ein- / ausgehenden Rufnummer, Start- und Endzeit.

Sofern Online-Meetings aufgezeichnet werden, werden die Teilnehmer hierüber vorab informiert. 

Chatinhalte werden protokolliert, sofern dies z.B. zur Protokollierung von Ergebnissen erforderlich ist. Dateien, die Benutzer in privaten Chats freigeben, werden im OneDrive for Business-Konto des Benutzers gespeichert, der die Dateien freigegeben hat. Dateien, die Team-Mitglieder in einem Teams-Kanal freigegeben haben, werden auf der SharePoint-Webseite des Teams gespeichert.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO findet nicht statt.

4. Empfänger / Kategorien Empfänger der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings verarbeitet werden, erhalten nur die Mitarbeiter und Stellen, die diese zu Erfüllung ihrer Aufgaben bzgl. der unter Ziffer 2 genannten Zwecke benötigen. Ausnahmsweise können personenbezogene Daten an folgende Empfänger übermittelt werden:

• Teilnehmer an Veranstaltungen,
• Telekommunikationsdienstleister,
• Dienstleister zur Durchführung / Unterstützung von Online-Meetings.

5. Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation

Es ist seitens Trianel nicht beabsichtigt, personenbezogene Daten an ein Drittland zu übermitteln; eine solche Übermittlung kann jedoch nicht vollständig ausgeschlossen werden,

• insofern Microsoft Teams durch Microsoft als Dienstleister angeboten wird, der seinen Sitz in einem Drittland (USA) hat.
  Trianel hat mit Microsoft Standardvertragsklauseln abgeschlossen; darüber hinaus werden im Bedarfsfall zusätzliche Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten angestrebt.
• sofern ein Teilnehmer eines Online-Meetings sich in einem Drittland aufhält.

6. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Sofern die Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden die Daten gelöscht. Ein Erfordernis zur Speicherung kann insbesondere dann noch bestehen, wenn die Daten zur Erfüllung vertraglicher Leistungen benötigt werden. Im Falle gesetzlicher Aufbewahrungsfristen kommt eine Löschung der Daten erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in Betracht.

7. Betroffenenrechte

Folgende Rechte haben die betroffenen Personen gegenüber Trianel bzgl. der sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft gem. Art. 15 DS-GVO zu den von Trianel verarbeiteten personenbezogenen Daten;
• Recht auf Berichtigung gem. Art. 16 DS-GVO unrichtiger personenbezogener Daten;
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten gem. Art. 17 DS-GVO;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten gem. Art. 18 DS-GVO;
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 DS-GVO;
• Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DS-GVO;
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gem. Art. 77 DS-GVO (die für Trianel zuständige Aufsichtsbehörde ist die/der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen);

8. Änderung dieser Datenschutzhinweise

Trianel behält sich vor, diese Datenschutzhinweise jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern.

Stand: Februar 2021